يحتل موضوع الهيكل التنظيمي لأية وحدة تنظيمية سواء كانت إنتاجية أم خدمية أهمية كبيرة في تحقيق الانسجام والتكامل في عمل تلك الوحدة وتحقيق التوازن لفعالياتها وتوفير المستلزمات التي تساعد في اداء الوظائف بأفضل مستوى من الانتاجية والنتائج .

ان الكثير من مظاهر الفوضى في العمل والضياعات والهدر في المال والوقت والجهد البشري وفرص التطور يعود سببها الى عدم وجود هياكل تنظيمية للادارات أو عدم استعمالها بالشكل المطلوب مما يؤدي الى حالات من عدم التوازن في نشاط الوحدة التنظيمية ويخلق حالة من التناقض والتقاطع في نشاط الافراد العاملين والاقسام والادارات فيها ان وضع الهيكل التنظيمي يساعد على رفع ديناميكية العمل بعيداً عن التلكؤ والارتباك وعدم الوضوح في دقة الاداء ويساعد في وضع سياقات وأساليب للبرمجة ومنهجية العمل والاستناد الى نظم معلومات ومؤشرات عمل قياسية لا مجال فيها للاجتهاد غير المدروس أو العفوية والارتجال في النشاط أو اتخاذ القرار غير المستند الى معلومات وحقائق موثوقة، ولاسيما في الوحدات التنظيمية الكبيرة التي تتسم بخلايا العمل المتعددة وبالطابع الجماعي والجهد البشري غير الخاضع لنظام محكم .

ومن الأخطاء الشائعة في الادارة العراقية بشأن مفهوم الهيكل التنظيمي اعتماد اسلوب وضع خارطة لمواقع الدوائر والأقسام والشعب المختلفة من دون الآليات الديناميكية التي تحدد علاقات تلك الادارات مع بعضها وتحديد الواجبات ووصف العمل .. واجمالاً يمكن تعريف الهيكل التنظيمي بأنه ” خطة لتنظيم الارتباطات الوظيفية بين الوحدات والأقسام والأفراد العاملين تبعاً لطبيعة عمل الوحدة التنظيمية وفقاً للاعتبارات التي تحقق اهدافها وتستجيب لتطورها .

ويفهم من هذا بأن الخطة هذه تنظم العلاقة أفقياً بين الاقسام والشعب والوحدات الادارية المختلفة ، وعمودياً باتجاه تحديد المسؤوليات والتدرج الوظيفي في إطار سلم المسؤوليات والصلاحيات .ان عملية بناء يالهيكل التنظيمي لا بد أن تنطلق بالدرجة الأولى من أهداف الوحدة التنظيمية والسيطرة على الانحرافات في عملها .. وتأتي الأهمية الثانية في قدرة الهيكل التنظيمي على الاستجابة لأي تطور أو حصول متغيرات تتطلبها طبيعة العمل .

ويمكن تحديد مقومات بناء الهيكل التنظيمي في الوحدة التنظيمية بغض النظر عن حجم تلك الوحدة سواء كانت ديوان وزارة أو مديرية عامة أو مؤسسة أو وحدة تنظيمية خدمية أو منشأة صناعية .

اولا-  طبيعة نشاط الوحدة التنظيمية

وهنا لا بد من تحديد حقل النشاط الذي تزاوله الوحدة التنظيمية وتشكيلاتها حسب حاجة ومتطلبات عملها وبالكيفية التي تساعدها في تحقيق الانجاز المطلوب والتقنيات الادارية والفنية المناسبة .

ثانيا- وظائف الادارة المختلفة

لا شك بأن الهيكل التنظيمي يتضمن منظومة واسعة من الوظائف وان الانجاز الاجمالي للوحدة التنظيمية يمر عبر عدد كبير من النشاطات التي تمارسها الادارات وبصيغ مختلفة واجراءات تنظيمية تتضمن شبكة واسعة من الاساليب والمداخلات ومستوى اعتماد الاساليب المركزية واللامركزية في العمل .

ثالثا- العلاقات الافقية والعمودية

يحتوي الهيكل التنظيمي في سلسلة من العلاقات بين الدوائر والاقسام المختلفة التي تتحدد في ضوء انسياب الاجراءات فيمـا بينهـا بمــا يمكن وصفهــا بالعلاقات الأفقية .. وسلسلة اخرى من العلاقات الاجرائية في اصدار الأوامر وتحديد المسؤوليات ومستوى التخويل والصلاحيات التي تتولى ترجمة هذه الاجراءات الى اجراءات عمل وتوصف بالعلاقات العمودية.

رابعا- حديد واجبات الأفراد ووصف طريقة العمل

ويعد هذا الجانب المدخل الاساسي لتشخيص شكل الانجاز على المستوى الفردي ليتحول الى طاقة جماعية تصل في محصلتها الأخيرة الى مشروع لتحقيق اهداف الوحدة التنــــــــــظيمية من خلال خـلية النحل التي يتضح فيها دور كل فرد في الخلية .

خامسا- تحديد المسؤوليات

وتعد المسؤولية المحرك الأساسي في اطار السلّم الهرمي الذي يتحدد في ضوء المستويات الادارية المختلفة التي تلعب دورها الوظيفي في اداء المهام والواجبات التي يمثل فيها الأفراد والقيـــادات الادارية العنصر الحاسم والفعال في تحقــــــيق الأهـــــــداف المرسومة .

سادسا- الصلاحيات

ومن أـجل تفعيل عنصر المسؤوليات فلا بد من توفير الادوات التي تساعد في ادائها من خلال التوازن بين المسؤوليات والصلاحيات ، فلا مسؤولية من دون صلاحية ، وان الصلاحية تمثل صيغة من صيغ بناء الثقة والقدرة على اتخاذ القرار من قبل الادارات المختلفة بما يساعدها على عملية الانجاز ، ولا بد من وجود اساليب منهجية في استخدام تلك الصلاحيات لتحاشي الوقوع في أخطار تتجاوز مستوى الصلاحيات الممنوحة .

سابعا- المؤهلات والتدريب

من الشروط الاساسية لتحقيق التناسب مع مستوى المسؤوليات والصلاحيات هي المؤهلات التي تساعد شاغلي الوظائف على اداء المهمات الموكلة اليهم لتوفير الانسجام بين القدرات الشخصية وممارسة الدور التنفيذي أو القيادي وصولاً الى مستويات صنع القرار . كما تحتاج المستويات الادارية المختلفة الى التدريب وباتجاهين : –

 1 . اكتساب المعارف . 2. اكتساب المهارات ، واللذين لا يمكن لأي مستوى اداري الاستغناء عنهما بما يوفرانه من حسن الأداء ودرجة الاتقان.

الاستنتاج

ان زخم العمل وتزايد المهمات وانتشار العاملين على مساحة واسعة وتنوع تفاصيل ومتطلبات العمل تجعل مسألة وضع الهــــــــــيكل التنظيمي حاجة ملحة لايقاف الدوامة التي اعـــــتاد عليها العاملون في الوحـــدة التنظيمية من دون توفر أية فرصة لهم وعلى كافة مستوياتهم من اعادة النظر ومراجعة عملهم لاغراض التطـــــــــوير وتحسين الاداء واستغلال عناصر الانتــــــــــــــاج المتمــــــثلة بالموارد المالية والموارد البــــشرية وعنصر الوقت .